备用金管理制度

时间:2024-07-14 11:43:18
备用金管理制度(汇编15篇)

备用金管理制度(汇编15篇)

在日常生活和工作中,各种制度频频出现,制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则,也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。拟起制度来就毫无头绪?下面是小编为大家收集的备用金管理制度,仅供参考,希望能够帮助到大家。

备用金管理制度1

为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。

二、备用金

备用金是指公司员工以现金、银行存款方式借用的用作零星开支、业务采购、公务出差等业务的款项。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点;临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金,具有一次性、时间较短的特点;出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金,具有金额较大、流转快的特点,一般不超过规定限额。

三、备用金管理的原则:

1、坚持预算管理原则。备用金的申报和借支必须在预算的范围内,没有列作预算的备用金不得借支;

2、专款专用原则。借款人不能编造借款理由,套取使用备用金,已提取的备用金不得挪作他用;

3、时效性管理原则。定额备用金的时效为一年,临时备用金时效为一个月;

4、权责对等,责任连带原则。部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人,借款人为部门负责人的,主管领导为其第一管理人。第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准,并督促其及时办理冲账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。

四、备用金范围

1、采购员零星采购备用金;

2、个人因公出差零星开支备用;

3、经常性的零星开支备用金;

4、项目兼任财务人员备用金;

5、其他备用金。

五、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。

六、备用金借款和报销手续程序

1、 工作人员需借用备用金时,应先根据实际需求填写《备用金专项报告》,到财务部索取《借款单》,财务人员根据实际需要向借款人发放《借款单》,一式三联,借款人按规定的'格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项,经分管领导批准后,方可到财务部办理借款手续。财务人员审核签字后的《备用金专项报告》、《借款单》各项内容是否正确、完整,审核无误后办理付款手续。

2、 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取《报销单》,填写好《报销单》的各项规定内容,并经主管领导审批签字后,再将《报销单》返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,方可办理报销手续。

3、 借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。

七、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况,需由项目经理提前向总经理说明情况,予以审批。

4、其他借款,根据实际情况核定金额。

八、备用金使用审批权限

备用金使用由分管领导、部门负责人共同签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。

九、 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。

十、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。

十一、 所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。

十二、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十三、本制度自下发之日起实施。

备用金管理制度2

第一条为了提高公司行政效率,减少零星支出的审批次数,有效控制资金占用,特制定本制度。

第二条备用金是公司内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

第三条允许设备用金的部门:办公室、采购部、科研部、深圳分公司。

第四条备用金限额:办公室3000元人民币(含食堂伙食费),采购部10000元人民币,科研部20xx元人民币,深圳分公司10000元人民币。

第五条备用金的用途:办公用品、市内交通费、差旅费、零星物品采购费用、邮政咨询费、其他日常零星支出。备用金务必做到专款专用,不得挪用和用于私人挤占,一经发现严肃处理。

第六条各部门对备用金实行专人管理,并把管理人员名单报公司财务备案。备用金管理人员的职责:

(一)办理借款手续;

(二)办理借出手续;

(三)办理报销手续;

(四)负责登记备查账目。

第七条备用金借款。各部门指定专人后,需要到财务部门办理备用金借款手续,借款人为部门,经办人为部门的备用金管理人。财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式三联,借款人按规定的格式资料填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项,经部门领导签字同意、经办人签字后,交总经理审批后,到财务部办理借款手续。财务经理审核、财务总监复审签字后的“借款单”交给公司出纳,出纳经复核无误后才能办理付款手续。

第八条备用金的报销。备用金管理人员对其部门使用的备用金 ……此处隐藏9813个字……用金管理规定如下:

一、备用金分类

备用金是为保证日常临零支付而单独储备的现金。根据公司开展业务的需要,备用金分定额备用金、临时备用金两种。

1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点。定额备用金一般在年初借入,年末结账前结清。

2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金,具有一次性、时间较短的特点。临时备用金一般需于当月及时归还或报账冲销。

二、备用金借支、归还手续

1、定额备用金和临时备用金的借支、归还手续

(1)借支:借款人填写《借款单》—部门负责人签字—财务经理审核—财务总监审核—董事长审批—出纳审核付款—会计记帐。

(2)会计核算设置科目:“其他应收款—定额备用金—部门/姓名”;“其他应收款—临时备用金—部门/姓名”。

(3)定额备用金配备表

定额备用金配备表

(4)归还:

定额备用金实行年初借入,年末结账前结清的'管理办法,实际支用后凭有效单据向财会部门报销,财会部门根据报销数用现金补足备用金定额,报销数时不再通过“其他应收款”账户核算。

临时备用金需按时归还或及时报账冲销。出纳于每月25号前清理临时性个人备用金借款,并催促当事人及时归还借款或办理报账手续,财务经理负责协助催收。

三、备用金管理

1、定额备用金的管理:

(1)根据工作需要、管理需要原则进行办理,额度根据支出业务变化,对使用对象和用途范围一年审定一次;

(2)定额备用金实行专人借支专人负责的办法,不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。

(3)因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的,必须办理变更手续,变更方法采用借还两条线,即原责任人办理还款,新责任人办理借款。

2、临时备用金的管理:

(1)临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。

(2)具体借支人为借支款项的责任人,转借或其他情况而没有办理相关财务手续的,财务不予承认。

(3)临时备用金只能用于所申请的业务,不得挪作他用。

(4)临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。

(5)部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人,必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续。

3、其他相关规定

(1)借支不分金额大小,均须报董事长审批。

(2)财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。

(3)所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,

年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。

(4)各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续,人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清帐,借款人员发生人事变动或离职,人事部门及其他相关单位、部门未通知财务部确认清账,造成借款无法收回的,造成的损失由相关责任单位或部门负责。

备用金管理制度15

为了加强公司对各部门、分公司及各直营店备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,加强成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门、分公司及所有直营店。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金;

2、个人因公出差零星开支备用;

3、经常性的零星开支备用金;

4、项目兼任财务人员备用金;

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门、分公司及各直营店工作人员积极灵活地开展业务,提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途。

四、备用金借款和报销手续程序

1、工作人员需临时借用备用金时,先填写“借款单”,并按流程经部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,审核无误后办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内填写“报销单”,并经部门主管领导审批后,将“报销单”交审计部审核,审计部将审核无误的经财务负责人、总裁签字审批后的“报销单”转交财务部,财务人员根据审计后的“报销单”,办理报销手续。

3、财务中心应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。

4、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的'超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务中心根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期报销,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。

6、定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。

7、分公司、直营店财务部于每月月末对门店备用金进行实地盘点,编制《现金盘点表》;分公司及直营店于每月3号之前向公司总部上报上个月备用金使用情况。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序,经审核批准后,到公司财务部财务人员处办理货款支付、结算手续。

2、备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合,定额借款必须由部门部门负责人签字,财务副总裁批准。

3、因紧急状况,无法完成签字审批的不超过20xx元的小额零星借款,借款人应通过电话等方式联系部门负责人及财务负责人,说明借款原因、金额,事后及时补交借款单;20xx元以上临时借款必须经部门负责人签字,财务负责人批准后,出纳人员方可办理付款手续。

4、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度,不得无故多借备用金。

5、其他借款,根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由分管副总裁签字批准,财务副总裁(特殊情况下财务总监也可)签字审批,部门负责人对备用金借款承担责任。

七、借用备用金的人员应在当月内冲账,不得无故拖延,如借款清不完,不发放当月工资。

八、所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。

九、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十、本制度自下发之日起实施。

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